Analyse FFOM

Description courte de la ressource :

L’analyse  FFOM est un instrument largement utilisé qui repère les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces (FFOM) en rapport avec une situation/initiative  et projet. Alors que l’analyse des forces et des faiblesses tend à se concentrer sur les problèmes et l’expérience passée internes, celle des opportunités et des menaces est axée sur l’extérieur et l’avenir que propose l’initiative et futur projet.

L’analyse FFOM doit avoir lieu lors des premières phases du processus de planification stratégique pour se faire une idée initiale des options possibles. On peut le compléter à la phase de pré-démarrage du projet  pour vérifier la viabilité de la stratégie envisagée et déterminer les réajustements éventuels à y apporter. Cette analyse est un excellent outil d’appui pour les sessions de remue-méninges organisées dans le cadre d’ateliers pour l’équipe de projet.

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Écheancier et Diagramme de Gantt

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Le diagramme de Gantt, couramment utilisé en gestion de projet, est l’un des outils les plus efficaces pour représenter visuellement l’état d’avancement des différentes activités qui constituent un projet. La colonne de gauche du diagramme énumère toutes les tâches à effectuer, tandis que la ligne d’en-tête représente les unités de temps les plus adaptées au projet (jours, semaines, mois etc.). Chaque tâche est matérialisée par une barre horizontale, dont la position et la longueur représentent la date de début, la durée et la date de fin.

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Matrice de gestion des risques

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La matrice de gestion des risques permet d’obtenir un portrait global des risques présents dans votre  projet. Il s’agit d’un tableau qui dresse l’inventaire des risques de votre municipalité et qui permet de comparer ces risques, d’identifier les personnes responsables pour chaque risque à traiter et de prévoir des mesures préventives pour les réduire

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Outil d’analyse de gestion des parties prenantes

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L’analyse des parties prenantes est une approche structurée permettant de comprendre un système en précisant les objectifs, les intérêts et pouvoirs  des différentes parties concernées. Cet outil s’avère utile pour aider à la prise de décision lorsque différentes parties prenantes ont des intérêts contradictoires, que les ressources sont limitées et que les besoins des acteurs en présence doivent être finement équilibrés. Il peut également servir à évaluer des scénarios envisagés.

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Outil Moscow pour la gestion de projet

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L’outil Moscow  est un outil hybride puissant de résolution de problèmes, amélioration continue ainsi que de gestion de projet. C’est un document qui aide à structurer et faciliter une discussion entre les membres d’une équipe.

La résolution de problèmes par la méthodologie Moscow permet de

  • Passer aisément de la perception d’un problème à une définition claire de celui-ci,
  • Piloter votre résolution de problème méthodiquement,
  • Creuser les causes potentielles pour aboutir aux causes racines et prouver leur relation aux effets
  • Faire une présentation claire, structurée, ayant de l’impact devant vos interlocuteurs.
  • Échelonner les actions dans le temps

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Outil RASCI

Description courte de la ressource :

Cet outil apporte une réponse très opérationnelle pour visualiser d’un coup d’oeil la répartition des rôles.

Le nom de cette matrice est un acronyme :

R – Responsable

A – Approuvé

S – Soutien

C – Consulté

I – Informé

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Remue-méninge et priorisation

Description courte de la ressource :

  • C’est quoi: Une activité remue-méninge suivi d’une activité de priorisation afin de cibler les idées ressorties ayant le plus de valeur.
  • Pourquoi: Afin de considérer toutes les différentes possibilités en réfléchissant aux pistes de solutions.
  • Quand: Ceci peut se faire à différents moments du cycle:
    • Suite à l’identification d’un besoin (ex. on veut réduire la durée d’hospitalisation de 30%. Quelles sont les différentes pistes de solutions?)
    • Lors de la planification d’un projet (ex. Nous aimerions estimer les coûts-bénéfices lorsque l’on implante un système, qu’est-ce qu’on peut considérer?)
    • Lors de l’implantation (ex. Nous implantons ce système et aimerions l’adhésion des cliniciens. À quel type de messages seront-ils réceptifs?)

Remue Méninge

  • Ceci peut se faire de manière virtuelle, ou en format papier avec des post-its.
  • Déroulement: 5 minutes de réflexion individuelle, suivant un tour de table et partage d’idées.
  • Considérations:

–Si il y a plus de 10 participants, une suggestion serait de faire des groupes de travail de deux personnes pour faciliter la démarche et diminuer le nombre d’idées qui ressortent.

–Il est possible de faire des sous-groupes en utilisant des technologies de vidéoconférence tel que ZOOM, ceci pourrait être considéré lors d’un remue-méninge virtuel.

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Réunion de kick-off

Description courte de la ressource :

  • C’est quoi: Il s’agit de la rencontre pour officiellement démarrer un projet.
  • Pourquoi: Afin de s’aligner sur l’objectif du projet, la portée du projet, et l’échéancier à haut niveau.
  • Quand: Lorsque les éléments suivants ont été établis:
    • Objectif du projet
    • Portée du projet
    • Échéancier à haut niveau
    • Acteurs clés du projet
    • Gouvernance à haut niveau
  • Personnes impliquées: Le propriétaire, le mandataire, le chargé de projet, les collaborateurs, et toutes autres parties prenantes
    (Voir: Rôles et responsabilités; Gouvernance)
  • Agenda proposé:
    • Contexte
    • Objectif du projet et portée: explications + discussion au besoin
    • Démarche et échéancier estimé
    • Risques et enjeux anticipés
    • Acteurs clés du projet
      • Rôles et responsabilités
    • Gouvernance à haut niveau
      • Rôles et responsabilités
      • Fréquence de rencontres et communications
    • Prochaines étapes

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Trajectoire patient/employé

Description courte de la ressource :

  • C’est quoi: Un parcours du début à la fin reflétant les grandes étapes. Ceci peut être aussi macro ou micro qu’on le souhaite, mais il est recommandé de le considérer en sa globalité.
  • Pourquoi: Afin de prendre un pas de recul et d’obtenir une vision globale du parcours patient ou employé. L’objectif est d’identifier les éléments à améliorer.
  • Quand: Ceci peut se faire à différents moments du cycle. Idéalement, ce serait davantage au début pour s’assurer de tenir en compte le parcours en sa globalité dès le commencement d’un projet afin d’identifier les problèmes et les opportunités.

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